Klauzula informacyjna dla reprezentantów kontrahentów
Klauzula informacyjna dla pełnomocników oraz osób reprezentujących kontrahentów będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi niebędącymi osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną
Szanowna/y Pani/e,
Jeśli w relacjach ze spółkami Grupy Smithfield Polska, związanych porozumieniem o współadministracji występował/a Pan/i jako pełnomocnik lub osoba uprawniona do działania w imieniu naszego kontrahenta, będącego osobą prawną (spółką akcyjna, spółką z ograniczoną odpowiedzialnością) lub jednostką organizacyjną niebędącą osobą prawną, którym ustawa przyznaje zdolność prawną (np. spółką jawną, spółką partnerską) zgromadziliśmy Pani/Pana dane osobowe w następującym zakresie: imię i nazwisko, dane kontaktowe (numer telefonu, adres poczty elektronicznej, oznaczenie firmy), podstawa uprawnienia. Celem wypełnienia obowiązków wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej: „RODO”, przekazujemy na Pani/Pana ręce, te podstawowe informacje o wykorzystywaniu uzyskanych danych osobowych:
[Administrator Danych Osobowych] Administratorem danych osobowych są wspólnie spółki Grupy Smithfield Polska, związane porozumieniem o współadministracji, dalej: Współadministratorzy. Wyciąg z przedmiotowego porozumienia został opublikowany na stronie www.animex.pl oraz www.agriplus.pl (w zakładce „Dane osobowe”). To te podmioty ustalają cele i sposoby przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.
[Dane kontaktowe] Współadministratorzy wyznaczyli następujący punkt kontaktowy dla osób, których dane dotyczą: Biuro Ochrony Danych Osobowych Smithfield Polska: ul. Chałubińskiego 8, 00 – 613 Warszawa, adres mailowy: inspektorod@animex.pl; inspektorod@agriplus.pl.
[Inspektor] Współadministratorzy celem bieżącego monitorowania prawidłowego przestrzegania zasad ochrony danych osobowych powołali Inspektora Ochrony Danych, możesz się z nim skontaktować wysyłając wiadomość na adres: inspektorod@animex.pl; inspektorod@agriplus.pl.
[Cel i uzasadniony interes] Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane:
- w celu określenia osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu, z którym Współadministratorzy lub jeden z nich zawiera umowę oraz zakresu takiego umocowania, a w konsekwencji możliwości zawarcia umowy oraz jej ważności;
- w celu realizacji bieżącego kontaktu, związanego z zawieraniem i negocjowaniem umowy pomiędzy Współadministratorami lub jednym z nich, a podmiotem na rzecz którego działasz, z którym związany jesteś stosunkiem pracy lub umową cywilnoprawną;
- w celu realizacji innego bieżącego kontaktu i współpracy zawodowej związanej z przedmiotem działalności Współadministratorów;
- w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń z tytułu prowadzonej przez Współadministratorów działalności gospodarczej.
[Odbiorcy] Odbiorcami podanych przez Panią/Pana danych osobowych są partnerzy biznesowi Współadministratorów, w tym dostawcy towarów i usług niezbędnych do realizacji ww. celów oraz podmioty, którym Współadministratorzy powierzyli przetwarzanie Twoich danych osobowych m.in. dostawcy usług informatycznych, podmioty powiązane kapitałowo lub osobowo ze Współadministratorami oraz podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, w tym organy państwowe.
[Okres przechowywania] Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Współadministratorów stanowiących podstawę tego przetwarzania lub do czasu wniesienia przez Panią/Pana sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.
[Prawa] Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści danych osobowych oraz prawo do ich sprostowania, jak również prawo do ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Przysługuje Pani/Panu także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
[Zautomatyzowane podejmowanie decyzji] Dane osobowe przetwarzane w uzasadnionych celach Współadministratorów nie będą poddane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
[Przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego] W przypadku gdy Pan/Pani skontaktuje się z którymkolwiek ze Współadministratorów za pomocą wiadomości e-mail, Pana/Pani dane osobowe są przekazywane poza obszar EOG (Europejski Obszar Gospodarczy), tj. do Smithfield Foods Inc. w USA. W związku z tym przekazywaniem, Współadministratorzy zastosowali następujące środki zabezpieczające: 1) podpisano ze Smithfield Foods Inc. umowę zawierającą standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską regulującą zasady przekazywania danych i dostępu do nich przez Smithfield Foods Inc. (Data Transfer Agreement); 2) zakres przekazywanych danych jest ograniczony wyłącznie do Pana/Pani służbowych danych kontaktowych oraz informacji zawartych w przesyłanej korespondencji mailowej; 3) dostęp do przekazanych danych mają wyłącznie pracownicy lub stali współpracownicy Działu IT Smithfield Foods Inc. zgodnie z ustalonym zakresem posiadanych uprawnień oraz tylko w sytuacjach związanych z potencjalnym zagrożeniem bezpieczeństwa systemów informatycznych.
Dodatkowo, Współadministratorzy informują, że w zakresie w jakim korzystają z usług Microsoft, przetwarzanie związanych z tym danych osobowych odbywa się na terytorium EOG (Europejskiego Obszaru Gospodarczego).
Wszelkich dodatkowych informacji udziela Inspektor Ochrony Danych, możesz się z nim skontaktować wysyłając wiadomość na adres: inspektorod@animex.pl, inspektorod@agriplus.pl.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia umowy przez Współadministratorów lub jednego z nich z podmiotem przez Panią/Pana reprezentowanym oraz dla skutecznego kontaktowania się przez Współadministratorów.
[Podstawa prawna] Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
